Zostań Wystawcą!
Ceny boxów:
Box 1 osobowy - 1000
Box 2 osobowy - 1800
Box 3 osobowy - 2500
Box 4 osobowy - 3200
większa powierzchnia ustalana indywidualnie
obsługa wystawców:
Janek - tel. 665 122 441
instagram @jaroslawskifestiwaltatuazu
KONTAKT
Mymoonlight sp. z o. o.
Jana Pawła II 1, 37-500 Jarosław, Polska
+48 665 122 441
Poniedziałek - Piątek: 10:00 - 16:00
Sobota: 10:00 - 16:00
janekxd1@vp.pl
REGULAMIN IMPREZY MASOWEJ
"II Jarosławski Festiwal Tatuażu & Tattoo Fight Night"
Jarosław, Hala Sportowa MOSiR, ul. Gen. Sikorskiego 5, 37-500 Jarosław Termin wydarzenia: 8–9 maja 2027 r.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin, zwany dalej "Regulaminem", określa warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób obecnych na wydarzeniu pod nazwą "II Jarosławski Festiwal Tatuażu & Tattoo Fight Night", zwanym dalej "Wydarzeniem" lub "Imprezą".
2. Regulamin został opracowany w szczególności na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 616), zwanej dalej "Ustawą", oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Organizatorem Wydarzenia jest Mymoonlight sp. z o.o., ul. Krakowska 5, 37-500 Jarosław, NIP 7922315106, reprezentowana przez Jana Eisenbergera, zwana dalej "Organizatorem".
4. Za współpracę z partnerami, sponsorami, instytucjami publicznymi, stowarzyszeniami oraz innymi podmiotami wspierającymi Wydarzenie odpowiada Jakub Bukowski – Koordynator ds. współpracy instytucjonalnej i partnerstw.
5. Koordynator ds. współpracy instytucjonalnej i partnerstw wykonuje czynności organizacyjno-kontaktowe związane z przygotowaniem i promocją Wydarzenia. Decyzje organizacyjne, oświadczenia woli, umowy, rozliczenia finansowe oraz przyjmowanie świadczeń pieniężnych i rzeczowych należą do Organizatora, chyba że udzieli on odrębnego umocowania.
6. Wydarzenie stanowi imprezę masową w rozumieniu Ustawy i obejmuje program o charakterze artystyczno rozrywkowym oraz część sportową pod nazwą Tattoo Fight Night. Szczegółowy rodzaj imprezy masowej, maksymalną liczbę osób, czas udostępnienia obiektu uczestnikom oraz pozostałe warunki jej przeprowadzenia określa zezwolenie właściwego organu.
7. Wydarzenie może zostać przeprowadzone wyłącznie po uzyskaniu wymaganego zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Jeżeli właściwy organ zakwalifikuje całość albo część Wydarzenia jako imprezę masową podwyższonego ryzyka, zastosowanie mają dodatkowe wymagania wynikające z Ustawy, zezwolenia i poleceń właściwych służb.
8. Regulamin obowiązuje wszystkie osoby przebywające na Terenie Wydarzenia w czasie jego trwania. Uczestnicy są również zobowiązani do przestrzegania regulaminu obiektu Hali Sportowej MOSiR w Jarosławiu.
§ 2. Definicje Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1. Teren Wydarzenia – obszar Hali Sportowej MOSiR przy ul. Gen. Sikorskiego 5 w Jarosławiu, udostępniony uczestnikom na potrzeby Imprezy, wraz ze strefami funkcjonalnymi wskazanymi przez Organizatora.
2. Uczestnik – każda osoba przebywająca na Terenie Wydarzenia na podstawie ważnego Dokumentu Wstępu lub innego uprawnienia.
3. Kierownik do spraw bezpieczeństwa – osoba wyznaczona przez Organizatora i spełniająca wymagania Ustawy, reprezentująca Organizatora w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa Uczestnikom.
4. Służba Porządkowa – osoby podlegające Kierownikowi do spraw bezpieczeństwa, wyznaczone przez Organizatora i posiadające uprawnienia określone w Ustawie.
5. Służba Informacyjna – osoby podlegające Kierownikowi do spraw bezpieczeństwa, wyznaczone przez Organizatora do realizacji zadań informacyjnych i bezpieczeństwa określonych w Ustawie. Strona 1
6. Obsługa Wydarzenia – inne osoby upoważnione przez Organizatora do realizacji zadań organizacyjnych, technicznych, promocyjnych lub informacyjnych, nieposiadające z tego tytułu uprawnień zastrzeżonych dla Służby Porządkowej i Służby Informacyjnej.
7. Wystawca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna współpracująca z Organizatorem, prowadząca stoisko, pokaz, prezentację lub inną autoryzowaną działalność na Terenie Wydarzenia.
8. Tattoo Fight Night – wyodrębniona, biletowana część sportowa Wydarzenia odbywająca się w dniu 8 maja 2027 r. od godz. 17:00.
9. Dokument Wstępu – bilet, bezpłatna wejściówka, opaska, zaproszenie, akredytacja, przepustka lub inne oznaczenie wydane lub zaakceptowane przez Organizatora i uprawniające do przebywania na Wydarzeniu lub w określonej jego strefie.
10. Bilet – odpłatny Dokument Wstępu uprawniający do uczestnictwa w Tattoo Fight Night.
§ 3. Zasady wstępu i kontroli dostępu
1. Wstęp na ogólnodostępną część Festiwalu jest nieodpłatny, jednak odbywa się w sposób kontrolowany. Uczestnik otrzymuje lub okazuje Dokument Wstępu określony przez Organizatora, służący w szczególności do kontroli uprawnienia do uczestnictwa oraz liczby osób przebywających na Terenie Wydarzenia.
2. Wstęp na Tattoo Fight Night jest odpłatny i możliwy wyłącznie na podstawie ważnego Biletu albo innego Dokumentu Wstępu wyraźnie uprawniającego do uczestnictwa w tej części Wydarzenia.
3. Maksymalna liczba osób mogących uczestniczyć w Wydarzeniu lub w jego poszczególnych częściach wynika z zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, przepisów prawa budowlanego i ochrony przeciwpożarowej oraz warunków technicznych obiektu. Po osiągnięciu dopuszczalnego limitu Organizator wstrzymuje wpuszczanie kolejnych osób.
4. Służby Porządkowe i Służby Informacyjne są uprawnione, w zakresie przewidzianym Ustawą, do sprawdzania i stwierdzania uprawnień osób do uczestnictwa w Imprezie, legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości oraz – w przypadku uzasadnionego podejrzenia – przeglądania zawartości bagaży i odzieży w celu ujawnienia przedmiotów lub substancji, których wnoszenie lub posiadanie jest zabronione.
5. Służba Porządkowa odmawia wstępu na Imprezę w przypadkach określonych w Ustawie, w szczególności osobie:
1) nieposiadającej ważnego Dokumentu Wstępu lub innego wymaganego uprawnienia;
2) odmawiającej poddania się sprawdzeniu uprawnień do uczestnictwa, ustaleniu tożsamości albo kontroli bagażu lub odzieży przeprowadzanej na zasadach ustawowych;
3) znajdującej się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych lub innych podobnie działających środków;
4) posiadającej broń, inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, niedozwolone napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe;
5) zachowującej się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego;
6) objętej zakazem wstępu lub innym zakazem, który zgodnie z Ustawą skutkuje obowiązkiem odmowy wstępu.
6. Służby Porządkowe są uprawnione i obowiązane usuwać z miejsca przeprowadzania Imprezy osoby zakłócające porządek publiczny, zachowujące się niezgodnie z Regulaminem, regulaminem obiektu albo podlegające usunięciu na podstawie Ustawy.
7. Osoby małoletnie uczestniczą w Wydarzeniu na odpowiedzialność rodziców, opiekunów prawnych albo innych osób sprawujących nad nimi pieczę. Organizator może, z uwagi na charakter danej strefy lub części programu, wprowadzić dodatkowe zasady wstępu osób małoletnich, o ile zostaną one podane do wiadomości przed wejściem.
8. Strefy techniczne, zaplecze, ring i bezpośrednia strefa walk, pomieszczenia służb oraz inne miejsca oznaczone jako niedostępne dla publiczności są przeznaczone wyłącznie dla osób uprawnionych.
§ 4. Zasady zachowania i zakazy
1. Uczestnicy są obowiązani zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób i mieniu, przestrzegać Regulaminu, regulaminu obiektu oraz wykonywać zgodne z prawem polecenia Służb Porządkowych, Służb Informacyjnych, Kierownika do spraw bezpieczeństwa i właściwych służb państwowych.
2. Uczestnicy są obowiązani stosować się do komunikatów i poleceń związanych z ewakuacją, zagrożeniem pożarowym, medycznym lub innym miejscowym zagrożeniem oraz nie utrudniać działania służb ratowniczych i porządkowych.
3. Na Terenie Wydarzenia zabrania się w szczególności:
1) wnoszenia i posiadania broni, innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych oraz materiałów pożarowo niebezpiecznych;
2) wnoszenia, posiadania i używania środków odurzających lub substancji psychotropowych;
3) wnoszenia napojów alkoholowych z zewnątrz oraz posiadania lub spożywania alkoholu z naruszeniem zasad określonych w § 5;
4) zakłócania porządku, wszczynania bójek, stosowania przemocy, gróźb, nawoływania do agresji lub zachowań stwarzających zagrożenie;
5) rzucania przedmiotami mogącymi stanowić zagrożenie dla życia, zdrowia lub bezpieczeństwa innych osób;
6) wchodzenia na ring, teren prowadzenia walk, scenę, zaplecze, strefy techniczne oraz inne miejsca nieprzeznaczone dla publiczności bez wyraźnego upoważnienia;
7) niszczenia mienia, zabezpieczeń, barier, oznakowania, urządzeń technicznych, sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz wyposażenia obiektu;
8) blokowania dróg ewakuacyjnych, wyjść, wejść, korytarzy, dróg dojazdowych dla służb ratowniczych i innych ciągów komunikacyjnych;
9) palenia tytoniu i używania papierosów elektronicznych w miejscach, w których jest to zabronione;
10) wprowadzania zwierząt, z wyjątkiem psów asystujących oraz innych przypadków dopuszczonych przez prawo lub Organizatora;
11) prowadzenia bez zgody Organizatora działalności handlowej, usługowej, reklamowej, promocyjnej, akwizycyjnej lub innej działalności zarobkowej;
12) używania elementu odzieży lub przedmiotu w celu uniemożliwienia albo istotnego utrudnienia rozpoznania osoby w czasie i miejscu trwania masowej imprezy sportowej, jeżeli zakaz taki wynika z Ustawy;
13) innych zachowań naruszających Ustawę, przepisy karne, Regulamin lub regulamin obiektu.
§ 5. Napoje alkoholowe
1. Uczestnikom zabrania się wnoszenia na Teren Wydarzenia własnych napojów alkoholowych.
2. Jeżeli Impreza nie zostanie zakwalifikowana jako impreza masowa podwyższonego ryzyka, sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych zawierających nie więcej niż 3,5% alkoholu może odbywać się wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora i przez podmioty posiadające wymagane prawem zezwolenie.
3. Niedozwolona jest sprzedaż napojów alkoholowych w twardych opakowaniach, w szczególności wykonanych ze szkła, metalu lub tworzyw sztucznych, które wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem mogą stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia.
4. W przypadku zakwalifikowania Wydarzenia albo jego części jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych na tej części Wydarzenia są zabronione.
§ 6. Bezpieczeństwo, służby i zabezpieczenie medyczne
1. Za bezpieczeństwo Imprezy w miejscu i czasie jej trwania odpowiada Organizator w zakresie określonym Ustawą.
2. Organizator zapewnia w szczególności udział Służby Porządkowej, Służby Informacyjnej i Kierownika do spraw bezpieczeństwa, zabezpieczenie medyczne, zaplecze higieniczno-sanitarne, drogi ewakuacyjne i dojazdowe dla służb ratowniczych, łączność oraz wymagane zabezpieczenie przeciwpożarowe, zgodnie z Ustawą, przepisami wykonawczymi i warunkami zezwolenia.
3. Liczebność, rozmieszczenie i sposób działania Służby Porządkowej oraz Służby Informacyjnej ustala Organizator zgodnie z Ustawą, przewidywaną liczbą uczestników, analizą zagrożeń, opiniami właściwych służb i warunkami zezwolenia.
4. Kierownik do spraw bezpieczeństwa oraz członkowie Służby Porządkowej i Służby Informacyjnej noszą w widocznym miejscu identyfikatory wymagane przepisami prawa.
5. W przypadkach przewidzianych Ustawą Służba Porządkowa może ująć osobę stwarzającą bezpośrednie zagrożenie lub dopuszczającą się czynu zabronionego w celu niezwłocznego przekazania jej Policji, a także zastosować środki przymusu bezpośredniego na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
6. Jeżeli działania Służby Porządkowej są nieskuteczne, Organizator lub Kierownik do spraw bezpieczeństwa może wystąpić do Policji o udzielenie pomocy zgodnie z Ustawą.
7. Zabezpieczenie medyczne Wydarzenia jest zapewniane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej.
8. Uczestnicy są zobowiązani niezwłocznie informować Służbę Informacyjną, Służbę Porządkową lub Obsługę Wydarzenia o zauważonych zagrożeniach, wypadkach, pożarze, awarii lub innych zdarzeniach mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo.
§ 7. Utrwalanie przebiegu Imprezy i wizerunek
1. Organizator jest uprawniony do utrwalania przebiegu imprezy masowej, w szczególności zachowania osób w niej uczestniczących, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, na zasadach określonych w Ustawie. Jeżeli obowiązek rejestracji zostanie nałożony przez właściwy organ, rejestracja jest prowadzona w zakresie wynikającym z tego obowiązku.
2. Materiały mogące stanowić dowód pozwalający na wszczęcie postępowania karnego lub postępowania w sprawach o wykroczenia albo mające znaczenie dla takiego postępowania są przekazywane właściwym organom zgodnie z Ustawą.
3. Materiały z ustawowego utrwalania przebiegu imprezy masowej, które nie zawierają dowodów, o których mowa w ust. 2, są przechowywane po zakończeniu Imprezy przez okres co najmniej 30 dni i nie dłużej niż 90 dni, a następnie niszczone zgodnie z Ustawą.
4. Niezależnie od rejestracji prowadzonej dla celów bezpieczeństwa Organizator może wykonywać zdjęcia i nagrania dla celów dokumentacyjnych, informacyjnych, promocyjnych i archiwalnych, zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prawa do wizerunku.
5. Wizerunek Uczestnika może zostać utrwalony i rozpowszechniony jako element całości, w szczególności zgromadzenia, relacji z Wydarzenia, sceny lub strefy publicznej, w zakresie dopuszczonym przez prawo. W przypadku indywidualnych ujęć, wywiadów lub wypowiedzi Organizator stosuje odpowiednią podstawę prawną, a gdy jest to wymagane – uzyskuje zgodę.
6. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawiera klauzula informacyjna RODO udostępniona przez Organizatora.
§ 8. Odpowiedzialność
1. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie na Terenie Wydarzenia lub wobec innych osób na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, pozostawione bez nadzoru albo skradzione, z wyjątkiem przypadków, w których odpowiedzialność Organizatora wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Organizator informuje, że podczas Wydarzenia, w szczególności podczas Tattoo Fight Night i programu scenicznego, mogą występować głośne dźwięki, intensywne oświetlenie oraz efekty wizualne.
4. W zakresie, w jakim wstęp na imprezę masową jest odpłatny, Organizator zawiera wymagane prawem ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie masowej.
§ 9. Sponsorzy, partnerzy, wystawcy i działalność promocyjna
1. Status sponsora, partnera lub patrona Wydarzenia przyznaje wyłącznie Organizator.
2. Wszelkie działania promocyjne, reklamowe, handlowe i sponsorskie na Terenie Wydarzenia wymagają uprzedniej zgody Organizatora.
3. Wszelkie prawa do nazwy, logo oraz identyfikacji wizualnej Wydarzenia przysługują Organizatorowi albo innym uprawnionym podmiotom.
4. Wystawcy są zobowiązani do przestrzegania niniejszego Regulaminu, regulaminu obiektu, zasad bezpieczeństwa oraz odrębnych warunków współpracy z Organizatorem.
§ 10. Reklamacje
1. Reklamacje związane z organizacją Wydarzenia można składać w formie pisemnej lub dokumentowej na adres Organizatora: Mymoonlight sp. z o.o., ul. Krakowska 5, 37-500 Jarosław.
2. W celu umożliwienia sprawnego wyjaśnienia sprawy zaleca się złożenie reklamacji w terminie 14 dni od dnia zakończenia Wydarzenia.
3. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko albo nazwę podmiotu składającego reklamację, dane kontaktowe, opis zastrzeżeń oraz – w przypadku spraw dotyczących Tattoo Fight Night – w miarę możliwości dane pozwalające zidentyfikować Bilet lub transakcję.
4. Organizator rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 21 dni od dnia jej otrzymania.
5. Postępowanie reklamacyjne ma charakter polubowny i nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 11. Postanowienia końcowe
1. Regulamin oraz regulamin obiektu są udostępniane Uczestnikom w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi przed wejściem na Teren Wydarzenia, a także na Terenie Wydarzenia i w kanałach informacyjnych wskazanych przez Organizatora.
2. Program Wydarzenia, godziny otwarcia wejść, harmonogram poszczególnych części programu oraz zasady dostępu do stref mogą być publikowane odrębnie, przy czym muszą pozostawać zgodne z zezwoleniem na przeprowadzenie imprezy masowej.
3. Organizator może wprowadzić zmiany w Regulaminie, jeżeli będzie to konieczne z uwagi na zmianę przepisów prawa, warunki zezwolenia, decyzje lub polecenia właściwych organów i służb albo względy bezpieczeństwa. Zmiany są podawane do wiadomości Uczestników w sposób odpowiedni do okoliczności.
4. W przypadku rozbieżności pomiędzy Regulaminem a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub warunkami decyzji zezwalającej na przeprowadzenie imprezy masowej, pierwszeństwo mają przepisy prawa i warunki decyzji.
5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Ustawa.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 października 2026 r.
7. Integralną część Regulaminu stanowi Załącznik nr 1 – Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, po jej dostosowaniu do zasad przetwarzania danych związanych z organizacją imprezy masowej i ustawowym utrwalaniem obrazu i dźwięku.
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU IMPREZY MASOWEJ KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
"II Jarosławski Festiwal Tatuażu & Tattoo Fight Night"
8–9 maja 2027 r., Hala Sportowa MOSiR w Jarosławiu Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w związku z organizacją wydarzenia jako imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 616, z późn. zm.), Administrator przekazuje następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.
1. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych jest Mymoonlight sp. z o.o., ul. Krakowska 5, 37-500 Jarosław, NIP 7922315106, reprezentowana przez Jana Eisenbergera, zwana dalej "Administratorem".
2. Dane kontaktowe Administratora Z Administratorem można kontaktować się: • pisemnie: Mymoonlight sp. z o.o., ul. Krakowska 5, 37-500 Jarosław; • pocztą elektroniczną: janekxd1@vp.pl; • telefonicznie: 665 122 441. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem przy użyciu powyższych danych. Jeżeli Administrator wyznaczy inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną udostępnione w aktualnej wersji niniejszej klauzuli.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
1) organizacja, przeprowadzenie i bieżąca obsługa Wydarzenia, kontakt organizacyjny, akredytacje, identyfikatory i obsługa stref – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku relacji umownych także art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2) sprzedaż, rezerwacja i obsługa Biletów na Tattoo Fight Night oraz innych odpłatnych świadczeń, weryfikacja uprawnienia do wejścia, obsługa płatności i reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3) zapewnienie bezpieczeństwa imprezy masowej, ochrony porządku publicznego, organizacja i dokumentowanie działań Służby Porządkowej i Służby Informacyjnej, obsługa incydentów oraz realizacja obowiązków wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w zakresie działań służących dodatkowo ochronie osób, mienia i praw Administratora – także art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4) sprawdzanie uprawnień do uczestnictwa w Imprezie, ustalanie tożsamości oraz wykonywanie innych czynności w zakresie przewidzianym przepisami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
5) utrwalanie przebiegu imprezy masowej za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk: jeżeli rejestracja jest obowiązkowa na podstawie art. 11 ust. 8 lub art. 12 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO; jeżeli Administrator korzysta z uprawnienia wynikającego z art. 11 ust. 1 tej ustawy bez ustawowego obowiązku rejestracji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wyjaśniania incydentów i zabezpieczenia dowodów;
6) przekazanie materiałów z utrwalania imprezy masowej, które mogą stanowić dowód w postępowaniu karnym lub w sprawach o wykroczenia, właściwemu prokuratorowi lub Policji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 11 ust. 2 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych;
7) realizacja umów z Wystawcami, partnerami, wykonawcami i innymi podmiotami współpracującymi – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku danych osób kontaktowych działających w imieniu tych podmiotów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
8) wykonywanie obowiązków księgowych, podatkowych, ubezpieczeniowych i innych obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO; Strona 1
9) rozpatrywanie zapytań, zgłoszeń i reklamacji oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO;
10) dokumentowanie przebiegu Wydarzenia w celach informacyjnych, promocyjnych i archiwalnych, niezależnie od rejestracji bezpieczeństwa prowadzonej na podstawie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadkach wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Zakres przetwarzanych danych W zależności od sposobu udziału w Wydarzeniu i zdarzeń występujących podczas Imprezy Administrator może przetwarzać w szczególności:
• dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, a w przypadkach przewidzianych prawem także dane niezbędne do ustalenia tożsamości;
• dane kontaktowe, np. numer telefonu i adres e-mail;
• dane dotyczące Biletu, rezerwacji, zamówienia, transakcji i płatności – w zakresie otrzymywanym od operatora sprzedaży lub płatności; Administrator co do zasady nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli płatność obsługuje zewnętrzny operator;
• dane dotyczące akredytacji, identyfikatorów, uprawnień do wejścia i dostępu do określonych stref;
• dane dotyczące współpracy, udziału jako Wystawca, partner, wykonawca, członek służb lub personelu;
• wizerunek, głos, zachowanie oraz inne informacje utrwalone na materiałach rejestrujących obraz i dźwięk w związku z bezpieczeństwem imprezy masowej;
• dane dotyczące incydentów, interwencji, naruszeń Regulaminu, szkód, zdarzeń medycznych lub innych zdarzeń mających znaczenie dla bezpieczeństwa – wyłącznie w zakresie niezbędnym i dopuszczonym prawem;
• dane zawarte w korespondencji, formularzach, zapytaniach, zgłoszeniach i reklamacjach;
• wizerunek i głos utrwalone w materiałach fotograficznych, filmowych lub audio tworzonych w celach informacyjnych i promocyjnych. Weryfikacja tożsamości na podstawie dokumentu tożsamości nie oznacza automatycznie jego kopiowania. Kopia dokumentu będzie wykonywana wyłącznie wtedy, gdy istnieje wyraźna podstawa prawna i jest to niezbędne do określonego celu.
5. Źródła danych Dane mogą być pozyskiwane:
• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności przy zakupie Biletu, kontakcie z Organizatorem, akredytacji lub zgłoszeniu;
• od operatora sprzedaży Biletów lub operatora płatności;
• od podmiotu, który zgłasza daną osobę do udziału w Wydarzeniu lub współpracy przy jego organizacji;
• z urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk wykorzystywanych w związku z bezpieczeństwem imprezy masowej;
• od Służby Porządkowej, Służby Informacyjnej, personelu medycznego lub innych osób obsługujących zdarzenie, jeżeli jest to niezbędne do udokumentowania incydentu;
• od właściwych organów i służb publicznych – wyłącznie w zakresie i na zasadach dopuszczonych przepisami prawa.
6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:
• podmiotom współpracującym z Administratorem przy organizacji i obsłudze Wydarzenia;
• podmiotom zapewniającym Służbę Porządkową, Służbę Informacyjną, zabezpieczenie medyczne, ochronę, monitoring lub obsługę techniczną;
• operatorom systemów sprzedaży Biletów i rezerwacji oraz operatorom płatności;
• dostawcom usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, księgowych, prawnych, ubezpieczeniowych, fotograficznych, filmowych i promocyjnych;
• zarządcy obiektu, jeżeli w ramach własnych zadań i na własnej podstawie prawnej przetwarza dane jako odrębny administrator;
• Policji, prokuraturze oraz innym organom lub służbom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym w przypadkach określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych;
• operatorom serwisów internetowych i mediów społecznościowych, jeżeli materiały informacyjne lub promocyjne są w nich publikowane. Niektórzy odbiorcy, w szczególności operatorzy płatności, sprzedaży Biletów, serwisów społecznościowych lub organy publiczne, mogą działać jako odrębni administratorzy danych i realizować własne obowiązki informacyjne.
7. Utrwalanie obrazu i dźwięku dla celów bezpieczeństwa Administrator może utrwalać przebieg imprezy masowej, w szczególności zachowanie osób w niej uczestniczących, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk zgodnie z art. 11 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Rejestracja jest obowiązkowa w przypadkach określonych w art. 11 ust. 8 tej ustawy oraz może zostać nałożona decyzją wojewody na podstawie art. 12. Materiały mogące stanowić dowód pozwalający na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia lub mające znaczenie dla już toczącego się postępowania są niezwłocznie przekazywane właściwemu prokuratorowi lub Policji zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy. Materiały z rejestracji bezpieczeństwa, które nie zawierają takich dowodów, są przechowywane po zakończeniu Imprezy przez okres co najmniej 30 dni i nie dłużej niż 90 dni, a następnie komisyjnie niszczone zgodnie z art. 11 ust. 3 ustawy. Rejestracja prowadzona dla celów bezpieczeństwa jest odrębna od zdjęć i nagrań wykonywanych dla celów promocyjnych, informacyjnych lub archiwalnych. W miejscach objętych rejestracją mogą być stosowane dodatkowe oznaczenia i skrócone informacje o przetwarzaniu danych.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy W związku z korzystaniem z niektórych usług informatycznych, serwisów internetowych lub mediów społecznościowych może dojść do przekazania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli takie przekazanie nastąpi, będzie realizowane na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.
9. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przechowywane przez okres adekwatny do celu ich przetwarzania, w szczególności:
• materiały z ustawowego utrwalania obrazu i dźwięku dla celów bezpieczeństwa, które nie stanowią dowodu – przez co najmniej 30 dni i nie dłużej niż 90 dni od zakończenia Imprezy, a następnie są komisyjnie niszczone;
• materiały mogące stanowić dowód – są niezwłocznie przekazywane właściwemu prokuratorowi lub Policji; ewentualne dalsze przechowywanie przez Administratora następuje wyłącznie, gdy istnieje odrębna podstawa prawna, np. obowiązek wynikający z prawa, polecenie uprawnionego organu lub konieczność ochrony roszczeń;
• dane związane z bezpieczeństwem, interwencjami i incydentami inne niż materiały z art. 11 ustawy – przez okres niezbędny do wyjaśnienia zdarzenia, wykonania obowiązków prawnych i upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dane związane ze sprzedażą Biletów i realizacją umowy – przez okres realizacji umowy, obsługi reklamacji oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
• materiały fotograficzne i audiowizualne tworzone wyłącznie w celach dokumentacyjnych, informacyjnych lub promocyjnych – przez okres, w którym pozostają przydatne do tych celów, z uwzględnieniem praw osób, których dane dotyczą, oraz obowiązujących przepisów.
10. Prawa osób, których dane dotyczą W zakresie wynikającym z RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem; • ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych – jeżeli spełnione są przesłanki z art. 20 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO. Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania. W szczególności prawo do usunięcia danych lub sprzeciwu nie może prowadzić do naruszenia obowiązków Administratora wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych ani uniemożliwiać zabezpieczenia lub przekazania materiałów dowodowych.
11. Dobrowolność lub obowiązek podania danych Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy, zakupu lub obsługi Biletu, uzyskania akredytacji lub identyfikatora, dostępu do określonej strefy, rozpatrzenia reklamacji albo udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie. Niepodanie danych niezbędnych do danego celu może uniemożliwić jego realizację. Dane utrwalane w związku z bezpieczeństwem imprezy masowej, w tym obraz i dźwięk, są pozyskiwane w związku z przebywaniem osoby na Terenie Wydarzenia. W przypadkach, w których rejestracja jest obowiązkowa na podstawie ustawy lub decyzji właściwego organu, uczestnik nie może skutecznie sprzeciwić się samej rejestracji podczas przebywania w strefie objętej tym obowiązkiem.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Dane osobowe nie będą wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływającego, chyba że Administrator poinformuje o tym odrębnie i wskaże właściwą podstawę prawną.
13. Wizerunek i materiały promocyjne Niezależnie od ustawowej rejestracji dla celów bezpieczeństwa podczas Wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania audio i wideo dla celów dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych. Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się z uwzględnieniem art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisów RODO. Wizerunek osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, publiczna impreza, scena lub strefa Wydarzenia, może być wykorzystywany w granicach dopuszczonych przez prawo. W przypadku indywidualnych ujęć, wywiadów, wypowiedzi lub materiałów wymagających zgody Administrator pozyska odpowiednią zgodę albo zastosuje inną właściwą podstawę prawną.
14. Dane osób małoletnich Dane osobowe osób małoletnich są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji odpowiedniego celu, w tym zapewnienia bezpieczeństwa Wydarzenia. W przypadkach, w których przepisy wymagają zgody rodzica, opiekuna prawnego lub innego przedstawiciela ustawowego, Administrator będzie pozyskiwał taką zgodę w wymaganym zakresie.
15. Aktualność klauzuli Klauzula może zostać zaktualizowana w przypadku zmiany sposobu organizacji Wydarzenia, warunków zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, decyzji właściwych organów, wykorzystywanych usług albo przepisów prawa. Aktualna wersja będzie udostępniana w kanałach informacyjnych Wydarzenia oraz na Terenie Wydarzenia.